4 TAHAPAN DALAM PROSES PUBLIK RELATIONS

konsultan pr jakarta - Public Relations adalah suatu bentuk aktivitas komunikasi di mana Public Relations lebih mengutamakan pada usaha untuk menumbuhkan suasana hubungan kerja, membuat sama-sama pengertian pada public yang mempunyai urusan dengan perusahaan manfaat memperoleh maksud ke-2 belah pihak dalam suasana yang sling untungkan.

Dalam melakukan aktivitas Public Relations itu, di kenal beberapa bagian untuk menjangkau maksud yang efisien. Tahapan-tahapan itu adalah alur aktivitas komunikasi atau sistem Public Relations. Mengenai beberapa bagian itu menurut Cutlip dan Centre dalam Rachmadi (2001 : 111) dibagi kedalam empat step, yakni :

1. Penemuan Kenyataan (Fact Finding) 

Step ini adalah step di mana aktivitasnya lebih difokuskan untuk ketahui apakah kondisi dan pendapat dalam orang-orang (opini umum) pada suatu langkah yang juga akan di ambil, ataupun yang tengah dikerjakan itu dapat mendukung atau malah jadi juga akan menghalangi aktivitas organisasi atau perusahaan. Data-data dan kenyataan dapat didapat melalui survey pendapat, baik yang berbentuk internal public ataupun yang berbentuk eksternal umum dengan memakai beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan penemuan data atau kenyataan ini, maka konsultan Public Relations dituntut untuk melakukan beberapa hal seperti berikut :

a. Senantiasa memerhatikan beragam peristiwa atau perubahan sosial, politik dan ekonomi yang dengan segera atau tidak segera juga akan memengaruhi organisasi atau perusahaan.

b. Menyatukan beragam jenis data untuk dibuat jadi info.

c. Menganalisis info itu agar sesuai sama kepentingan organisasi atau perusahaan.

d. Senantiasa siap menghidangkan beragam info seperlunya pada setiap unit organisasi atau perusahaan.

e. Menyempurnakan semua jenis info yang di rasa masih tetap kurang lengkap atau mencukupi.

f. Lengkapi simpanan data-data dan info, diantaranya dengan mengadakan dokumentasi dan mengkliping semua info dari mass media yang dipandang (press clipping).

2. Rencana (Rencana) 

Rencana atau rencana adalah bagian penting dalam usaha peroleh opini umum yang untungkan. Rencana ini adalah bagian yang cukup penting untuk pihak Public Relations, karena adalah bagian yang sangat memastikan untuk kesuksesan maksud organisasi, terlebih maksud Public Relations tersebut. Pekerjaan Public Relations yakni menghubungkan aktivitas komunikasi dengan kebutuhan perusahaan.

3. Komunikasi 

Pada step komunikasi ini, yakni adalah penyampaian info dengan aktif pada umum, baik umum internal ataupun umum eksternal tentang apa yang sudah disusun dan diprogramkan. Pada sistem penyampaian info Public Relations memakai beragam bentuk, type, dan tehnik komunikasi agar dapat menjangkau efek tertentu seperti yang diinginkan.

Berdasar pada hasil kenyataan dan data yang dihimpun (fact finding), dalam step ini beberapa langkah harus dilakukan, yakni :

a. Merumuskan tujuan atau maksud yang perlu diraih ketika kirim pesan tertentu.

b. Membuat data yang didapat mengenai beragam aspek sosial politik dan beda sebagainya yang seumpamanya diperlukan.

c. Merumuskan bagaimana pesan itu harus disebarkan.

d. Memastikan tehnik komunikasinya.

e. Mengecek kesempurnaan info yang diperolehnya pada bagian awal, yakni fact finding.

f. Memperbandingkan pengalaman-pengalaman pihak beda dan peusahaan tersebut. Manfaat jadi bahan pemikiran untuk peroleh langkah paling baik untuk perusahaan.

g. Membuat analisa data atas info yang didapat dan merumuskannya sesuai sama program kerja, yakni sesuai sama kondisi dan tempatnya.

4. Pelajari (Evaluations) 

Setelah komunikasi dikerjakan, maka perusahaan tentunya tertarik untuk ketahui efek atau dampak dari step komunikasi pada publiknya. Untuk ketahuinya, maka dilakukanlah pelajari atau evaluations.

Pelajari sendiri yaitu step paling akhir aktivitas Public Relations dari ke-3 aktivitas beda yang telah dijelaskan diatas. Maksud utama dari pelajari yaitu untuk ketahui apakah aktivitas Public Relations betul-betul dikerjakan menurut gagasan hasil riset berdasar pada hasil dari riset atau tidak. Jadi, bagian pelajari sangat penting, karena tidak ada penilaian, maka akan tidak di ketahui sampai di mana kelancaran aktivitas Public Relations yang sudah dilakukan oleh perusahaan.

Kiat Public Relations atau yang lebih di kenal dengan bauran Public Relations, yaitu seperti berikut :

1. Publications 

Setiap peranan dan pekerjaan Public Relations yaitu mengadakan publikasu atau menebarluaskan info melalui beragam media mengenai kesibukan atau aktivitas perusahaan atau organisasi yang layak untuk di ketahui oleh umum. Dalam hal semacam ini, pekerjaan Public Relations yaitu membuat berita untuk mencari publisitas melalui hubungan kerja dengan pihak pers/wartawan dengan maksud untungkan citra instansi atau organisasi yang diwakilinya.

2. Moment 

Membuat sebuah moment yang mempunyai tujuan untuk mengenalkan product dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke umum dan lebih jauh sekali lagi dapat merubah opini umum. Berikut ini beberapa type moment :

a. Calender moment

Calender moment mencakup aktivitas teratur senantiasa diadakan pada saat tertentu, seperti manyambut hari raya Idul Fitri, hari Natal, Th. Baru, hari ulang th., dsb.

b. Special moments

Moment atau acara arena yang sifatnya khusus dan dikerjakan pada peristiwa tertntu diluar acara teratur dari program kerja Public Relations, seperti peluncuran product baru (product rilis), pembukaan kantor, pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dsb.

c. Event moment

Moment atau acara yang berbentuk momentum atau semakin khusus sekali lagi, misalnya menyongsong pesta perak, pesta emas, pesta berlian, sampai hadapi millenium.

3. News (membuat berita) 

Berusaha membuat berita melalui press release, news letter, buletin, dan sebagainya. Untuk tersebut seseorang Public Relations harus memiliki kekuatan menulis untuk membuat publisitas.

4. Community involvement (kepedulian pada komune) 

Keterlibatan pekerjaan keseharian seseorang Public Relations yaitu membuat kontak sosial dengan grup orang-orang tertentu manfaat melindungi hubungan baik (community relations humanity relations) dengan pihak organisasi atau instansi yang diwakilinya.

5. Inform or image (memberitahu atau mencapai citra) 

Ada dua peranan utama dari Public Relations, yakni memberi info pada umum atau menarik perhatian, hingga diinginkan dapat peroleh respon berbentuk citra positif.

6. Lobbying and negotiation 

Ketrampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kekuatan bernegosiasi sangat diperlukan untuk seseorang Public Relations. Maksud lobi yaitu untuk menjangkau perjanjian (deal) atau peroleh support dari individu dan instansi yang berpengaruh pada keberlangsungan bisnis perusahaan.

7. Social Responsibility (tanggung jawab sosial) 

Memiliki tanggungjawab sosial dalam kesibukan Public Relations tunjukkan kalau perusahaan memiliki kepedulian pada msayarakat. Hal semacam ini juga akan tingkatkan citra hotel di mata umum. Saat ini banyak perusahaan jadikan aktivitas sosial jadi kesibukan yang perlu dilakukan. Memiliki bentuk bermacam seperti perduli banjir, memberi beasiswa, santunan anak yatim, penyembuhan gratis, dan banyak aktivitas yang lain.

Lihat juga : konsultan public relations